Startseite > Sonstiges > Richtig Mailen

Richtig Mailen

Immer wieder kommen E-Mails an, die ziemliche Mängel aufweisen. Da ich keine Lust habe, jedem diese Dinge extra zu erklären, schreibe ich sie nun hier hin und schicke dann die Links herum.

Mail an mehrere Empfänger

Bei Mails an mehrere Empfänger werden meist alle Empfänger ins An: oder Cc:-Feld eingetragen. Dies hat den Nachteil, dass alle angemailten alle E-Mail-Adressen und Namen bekommen. In einigen Fällen mag dies kein Problem oder gar erwünscht sein, aber die Privatsphäre sollte geachtet werden. Außerdem gibt es noch einen wichtigen Grund, diese Dinge zu unterlassen: Alle Mailadressen liegen durch solche Mails bei allen angemailten auf den Rechnern. Sollte einer der Empfänger sich einen Trojaner einfangen, landen alle diese Adressen unter Umständen bei Spammern und werden dann mit noch mehr Viren und Viagrawerbung zugemüllt. Ein weiterer Effekt ist, dass per „Antwort an alle“ sehr oft von unbedarften Nutzern eine Antwort, die eigentlich nur an den ursprünglichen Absender gehen sollte, alle Empfänger der Mail erreicht. Dies ist nützlich, falls es bewusst geschieht – bei einem unerfahrenen Empfängerkreis ist aber davon nicht auszugehen.

Als Gegenmaßnahme können die Mails entweder einzeln verschickt werden (dafür gibt es auch Programme bzw. Funktionen) oder aber man trägt alle Adressen ins „BCC“-Feld ein. Dieses muss manchmal erst eingeblendet werden (Outlook Express: Im Mailfenster „Ansicht -> Alle Kopfzeilen“). Vorteil: Keiner sieht, wer die Mail bekommen hat, Nachteil: Als Empfänger steht in der Mail „undisclosed-recipients;“ oder sonstiger Unfug. (Siehe „Absender von Mails“) Wer die Mails nicht einzeln verschicken will oder kann und trotzdem keine guten Gründe hat, die Empfänger ins An:-Feld einzutragen, sollte diese Methode nutzen. Wenn die Empfänger sich untereinander nicht kennen, dann sollte man die Mailadressen niemals ohne explizite Einverständnis durch ungeschicktes Mailen weitergeben. (Ergänzung: Hier ein Beispiel, was passiert, wenn man es falsch macht.)

Anhänge

Bei E-Mails kann man Dateien anhängen. Dabei gibt es je nach Anbieter bestimmte Größenlimits, und in ein Postfach passt nur eine bestimmte Datenmenge (bei Web.de 12 MB, bei Google Mail hingegen über 2500 MB). Außerdem hat nicht jeder DSL 16000 – auch wenn man selbst eine Mail vieleicht in 30 Sekunden verschickt hat, kann der Empfänger geschlagene zehn Minuten brauchen, um sie herunterzuladen (Extrembeispiel, aber realistisch!). E-Mails sind zum Verschicken großer Datenmengen weder gedacht noch geeignet. Eine 3 MB große Datei resultiert in einer 4 MB großen E-Mail, da die Daten noch E-Mail-tauglich gemacht werden müssen. (Base64) Generell: Mails mit mehr als 1 MB Daten nur nach Absprache. Bei Office-Dateien entstehen abartige Größen meist, weil die Bilder nicht komprimiert wurden (siehe meinen anderen Artikel)

Generell sollten Texte in der Mail stehen, und bitte nicht in einer angehängten Word- oder PDF-Datei, sofern es sich irgendwie vermeiden lässt.

HTML-Mails

Die meisten E-Mail-Programme unterstützen „bunte“ und formatierte Mails. Dies sieht zwar schön aus, bläht aber die E-Mail unnötig auf (bei kleinen E-Mails Faktor 3 oder mehr!) – auch wenn es nicht benutzt wird – und erhöht das Risiko, dass die Mail im Spamfilter hängen bleibt. Außerdem stören HTML-Mails, wenn das Programm des Empfängers sie nicht unterstützt oder diese Funktion aus Sicherheitsgründen ausgeschaltet ist. Daher hier die Bitte, keine HTML-Mails zu verschicken, es sei denn, es ist nötig. Es gibt andere Methoden, um ein Wort hervorzuheben: *fette* Wörter mit Sternchen, kursive/unterstrichene Wörter mit _Unterstrichen_ davor und danach, oder einfach durch die VERWENDUNG VON GROßBUCHSTABEN.

Um das Senden von HTML-Mails standardmäßig bei Outlook Express zu deaktivieren: Im Hauptfenster „Extras -> Optionen -> Senden“ und dann bei „Nachricht senden“ „Nur Text“ auswählen. Um für eine einzelne Mail HTML ein- oder auszuschalten, im Mailfenster unter Format das gewünschte Format (Nur-Text oder HTML) wählen. Bei Nur-Text fehlen die Formatierungsmöglichkeiten, aber die Mail kommt wenigstens lesbar an.

Absender von E-Mails

Die bei E-Mails eingetragenen Adressen können komplett gefälscht sein. Eine E-Mail ist wie eine Postkarte, die in einem (durchsichtigen) Umschlag verschickt wird. Auf dem Umschlag ist die Empfängeradresse. Der „Postbote“ entfernt den Umschlag aber, wenn er die Mail ausliefert. Die Mail wird an die Adresse auf dem Umschlag geliefert – egal welcher Empfänger oder Absender auf der Mail stehen! Mails, die also von Chef@beispielfirma.example.com zu stammen scheinen, können in Wirklichkeit von einem wütenden Ex-Kollegen oder einem Spammer aus Nigeria stammen.

Spam

Bei Spam (unerwünschter Werbung) bekommt man oft die Möglichkeit, sich „auszutragen“, d. h. per Klick auf einen Link zu melden, dass man keine weiteren Mails mehr bekommen möchte. Dies hilft vieleicht bei seriösen Firmen. Bei Spammern allerdings bestätigt man damit nur die Mailadresse – der Spammer weiß, dass es sie gibt und jemand den Müll liest, und fängt erst recht an, loszuspammen.

Virenscanner-Hinweise

Einige kreative Virenscanner (insbesondere AVG) schreiben unter die Mail, dass sie diese auf Viren geprüft haben. Das ist sinnlos und gefährlich: Virenscanner können Mails übersehen, und der Virus kann diesen Textbaustein einfach auch unter seine Mails setzen. Daher darf man sich eh nicht darauf verlassen und somit dient der Textbaustein höchstens dazu, den Empfänger in falscher Sicherheit zu wiegen. Diese Hinweise sind wertlos und nervig! Wer sie abstellen kann, sollte sich und den Empfängern einen Gefallen tun und diese sinnfreie Funktion abstellen.

Kategorien:Sonstiges
  1. 2007-04-30 um 22:00 UTC

    Das sollte zu jedem neuen Internetzugang mitgeliefert werden. Eine Ergänzung habe ich noch: Die Signatur wird mit „-– “ (minus minus leerzeichen) gefolgt von einem Zeilenumbruch abgetrennt (und nur so!).

  2. 2007-04-30 um 22:06 UTC

    Hm, irgendwie ist ein „-“ geschluckt worden.

  3. Jan
    2007-04-30 um 22:27 UTC

    So, jetzt nicht mehr. WordPress hat da solche Eigenheiten, ich hab ein HTML-Kommentar-Zeichen zwischen die „-“ gesetzt, damit er die nicht mehr zusammenzieht.

  4. 2007-05-08 um 07:02 UTC

    Das nachladen externer Graphiken kann ebenfalls dazu dienen die Gültigkeit einer E-Mail-Adresse zu bestätigen.

    Also noch ein Grund Mails im nur-Text-Modus anzuzeigen oder aber Thunderbird zu nutzen und dort das Nachladen von externen Quellen zu deaktivieren.

  5. Jan
    2007-05-08 um 09:05 UTC

    @5 (Jamasi): Stimmt, danke für den Hinweis. Outlook Express in der neusten Version kann übrigens auch das Nachladen von externen Quellen unterbinden.

  1. 2007-04-30 um 18:00 UTC
  2. 2007-10-01 um 21:19 UTC

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: